Digitale Behördengänge und Angebote – auch ohne Kontaktbeschränkungen ein Segen

Wir leben in einem Zeitalter, in dem immer mehr Branchen auf eine nahezu komplette Digitalisierung umschalten. Das papierlose Büro ist das Büro der Zukunft – so sagen es zumindest die meisten Experten. Das hat verschiedene Hintergründe. Zum einen wird die Zusammenarbeit von vielen verschiedenen Menschen an unterschiedlichen Stellen in Deutschland oder weltweit so leichter. Zum anderen ist die Digitalisierung von bisher nur auf Papier erfolgten Arbeitsschritten ein wichtiger Schritt hin zu mehr Nachhaltigkeit und Umweltschutz.

Erfreulicherweise geht inzwischen auch die öffentliche Verwaltung diesen wichtigen Schritt. Auch in Zeiten ohne Kontaktbeschränkungen und ähnlichen Regelungen ist eine digital aufgestellte Verwaltung ein echter Segen – wenn sie denn entsprechend funktioniert. In dieser Beziehung sind sich alle Beteiligten einig. Die öffentliche Verwaltung hinkt in vielen Bereichen um Jahre zurück, was die Digitalisierung angeht. Doch der Weg ist der Richtige und erste Erfolge sind bereits zu verzeichnen.

5 Vorteile, die eine öffentliche Verwaltung mit digitalen Angeboten mitbringt

Wer kennt das Problem nicht: Der Personalausweis ist abgelaufen, aber man hat nicht die Zeit, die notwendigen Behördengänge zu erledigen. Statistisch gesehen dauert ein solcher Behördengang im Durchschnitt rund 2,5 – 3 Stunden. Das mag in kleineren Kommunen heute dank einer gut organisierten Terminvergabe deutlich schneller gehen. Grade in größeren Städten sind die Wartezeiten aber enorm und die Zahl der Mitarbeiter im öffentlichen Dienst wird nach wie vor zurückgefahren.

Kommen dann die in vielen Fällen nicht gerade arbeitnehmerfreundlichen Öffnungszeiten vieler Ämter dazu, wird schnell klar, dass für die meisten ein Behördengang immer auch mit einem Urlaubstag verbunden ist. Das sollte sich ändern. Die öffentliche Verwaltung sollte sich für digitale Prozesse öffnen und sollte ein breites digitalisiertes Angebot auf die Beine stellen. So zumindest war der Wille des Gesetzgebers, als im Jahr 2013 das sogenannte E-Government-Gesetz verabschiedet wurde. Manches davon hat tatsächlich bis heute Einzug gehalten in deutsche Amtsstuben. Teilweise mit kleineren Kinderkrankheiten – unter dem Strich aber doch zum Vorteil der Belegschaft und vor allem zum Vorteil der Bürgerinnen und Bürger.

1.   Sozialleistungen werden digitaler

Es ist einer der größten Bereiche in den Haushalten der öffentlichen Hand: Der Sozialhaushalt. Dabei sind verschiede soziale Leistungen gemeint. Angefangen von den sogenannten Hartz-IV-Leistungen über die Grundsicherung im Alter und bei Erwerbslosigkeit bis hin zu Leistungen der Jugendhilfe, Wohngeld, Unterhaltsvorschuss oder Bafög. In all diesen Bereichen hat in den letzten Jahren eine digitale Transformation stattgefunden. In vielen Bereichen ist die Einführung einer E-Akte bereits abgeschlossen, manche Bereiche arbeiten noch daran.

Die digitale Abgabe von Anträgen und Unterlagen – früher stets mit einem Termin, langen Wartezeiten und Beratungsgesprächen beim jeweils zuständigen Sachbearbeiter verbunden – ist längst eine gängige Möglichkeit. Auch die Bescheiderteilung erfolgt inzwischen auf Wunsch digital, ebenso wie die Zustellung von Einladungen und anderen Schreiben. Der Wegfall der Notwendigkeit von Terminvergaben und die deutlich einfachere Korrespondenz gerade in diesen arbeitsintensiven Bereichen hat in vielen Fällen zu deutlichen Verkürzungen der Bearbeitungsdauer insgesamt geführt.

Davon profitieren die Bürger, die auf diese Leistungen angewiesen sind, in ganz besonderem Maß. Denn wo man früher auf den Termin zur Antragsabgabe noch ein bis zwei Wochen warten musste, kann man heute die gesammelten Unterlagen hochladen und einreichen und die Bearbeitung kann direkt beginnen.

2.   Andere Bereiche der öffentlichen Verwaltung, die aktuell digitaler werden

Die weitere Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung war auch ein Thema in den letzten Bundestagswahlen. Die meisten Parteien hatten entsprechende mehr oder weniger detaillierte Entwürfe und Versprechen in ihre Wahlprogramme integriert. Doch auch in der letzten Legislaturperiode ist schon einiges in Bezug auf die Digitalisierung der restlichen Verwaltungsbereiche geschehen.

Da wäre beispielsweise das Straßenverkehrsamt. Abgesehen davon, dass sich Kennzeichen bereits problemlos online reservieren lassen, ist es in vielen kreisfreien Städten und Landkreisen inzwischen auch möglich, Neuzulassungen und Umschreibungen sowie Wiederzulassungen problemlos online zu erledigen. Betroffen sind hiervon nicht nur Unternehmen. Auch Privatpersonen steht dieser Weg offen.

Neben dem Straßenverkehrsamt sind auch Bereiche wie das Jugendamt mit der Anmeldung zum Kindergarten heute in vielen Regionen bereits in einer erfolgreichen Phase der Digitalisierung. So können Eltern vielerorts die Anmeldung ihrer Kinder am Kindergarten ihrer Wahl bereits online erledigen.

Selbst in Bereichen, in denen eine vollständige Digitalisierung kaum möglich sein wird, geht es zumindest langsam voran. Wer bei der Verabschiedung des E-Government-Gesetzes von einer digitalen Version der vielen Bürgerämter in der ganzen Republik geträumt hat, wird heute leider eines Besseren belehrt. Das liegt auch daran, dass Dinge wie beispielsweise die Beantragung eines Personalausweises oder eines Reisepasses einfach nicht online erfolgen können. Der Abgleich des Fotos mit der Person selbst und die Abgabe des Fingerabdrucks währen in einer digitalisierten Form online nur mit erheblichem Aufwand möglich.

Doch auch hier lassen viele Kommunen sich inzwischen etwas einfallen. So findet man vielerorts in den Bürgercentern bereits Automaten, in denen die Bürger direkt ein Foto aufnehmen, ihren Fingerabdruck hinterlassen und ihre Unterschrift digital speichern können. Beim jeweiligen Sachbearbeiter erfolgt dann nur noch der Abgleich. So kann die Beantragung des Ausweisdokuments schneller auf den Weg gebracht werden. So werden auch in diesen Bereichen Wartezeiten erheblich verkürzt.

3.   Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit des Homeoffice

Die Einrichtung der E-Akte in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung ermöglicht es zahlreichen Mitarbeitern auch in den Genuss von Homeofficemöglichkeiten zu kommen. Das so eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf möglich ist, ist längst kein Geheimnis mehr. Aber auch die Gewinnung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird so einfacher. Möchte man echte Experten ihres Fachs für sich gewinnen, ist der öffentliche Dienst hier nicht mehr auf räumliche Nähe der Person angewiesen. Die Arbeit für eine öffentliche Einrichtung kann von irgendwo in Deutschland oder sogar weltweit aus erfolgen.

Auch Fortbildungsprogramme für Mitarbeiter sind dank der Möglichkeit digitaler Lehrgänge heute mit deutlich weniger Aufwand und Kosten für den öffentlichen Dienst verbunden. Das wiederum spart einerseits Steuergelder und bietet andererseits die Möglichkeit, mehr in die Weiterbildung der eigenen Belegschaft zu investieren. Eine echte Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Bürger.

4.   Auch kulturelle Angebote werden digitalisiert

Neben den zahlreichen Bereichen in der klassischen öffentlichen Verwaltung gibt es inzwischen auch eine ganze Reihe spannender digitaler Angebote im kulturellen Bereich. Von der digitalen Vormerkung eines Buches zur Ausleihe in der örtlichen Bibliothek über den virtuellen Museumsrundgang im stadteigenen Museum bis hin zu digitalen Angeboten in freier Natur, mit denen die Menschen die Schönheit der Natur bewundern können ohne diese durch ihre Anwesenheit selbst gefährden zu müssen.

5.   Ein wichtiger Schritt in Richtung Naturschutz

Der letztgenannte Punkt ist mit Sicherheit ein guter Schritt hin zu mehr Naturschutz einerseits und einem vereinfachten Zugang auch für Kinder und Jugendliche zu mehr Wissen und Wertschätzung für die Natur selbst. Doch die Digitalisierung im öffentlichen Dienst bringt in Richtung Naturschutz noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile mit sich. Da wäre eine erhebliche Reduzierung des Papierbedarfs, die mit der Einführung der E-Akte und der Möglichkeit der digitalisierten Abgabe von Unterlagen verbunden ist.

Dadurch, dass viele Dinge bequem von zu Hause aus erledigt werden können, entfallen unnötige Fahrten zu Ämtern. Da diese oftmals mit dem eigenen Pkw erledigt werden, verringert sich so auch der CO2-Ausstoß. Gleiches gilt natürlich für Homeoffice Angebote an die Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung. Wie bei den meisten anderen Arbeitgebern auch, fahren die Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung oftmals mehr als 20 Kilometer pro Strecke, um ihren Arbeitsplatz zu erreichen. Wenn nur an zwei Tagen in der Woche Homeoffice ermöglicht wird, entfällt in solchen Fällen bereits eine Fahrstrecke von mehr als 80 Kilometern pro Woche, was eine erhebliche Reduzierung des persönlichen CO2-Fußabdrucks mit sich bringt.

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